系秘書是各系承擔(dān)教學(xué)管理工作的專職人員，在系主任直接領(lǐng)導(dǎo)下和教務(wù)處業(yè)務(wù)指導(dǎo)下開展工作。主要承辦與教務(wù)處對(duì)口的各項(xiàng)教學(xué)管理工作，負(fù)責(zé)全面了解教學(xué)情況，及時(shí)向系主任和教務(wù)處反映。具體職責(zé)如下：

　　一、教學(xué)管理方面

　　1、協(xié)助系主任制訂、修訂本系各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱并督促貫徹執(zhí)行。

　　2、根據(jù)教學(xué)計(jì)劃和系主任教學(xué)工作安排，填寫教學(xué)任務(wù)書，及時(shí)報(bào)送教務(wù)處，經(jīng)審批后及時(shí)發(fā)給教師并安排教師根據(jù)任務(wù)書填寫教學(xué)日歷。學(xué)期末根據(jù)任務(wù)書統(tǒng)計(jì)教師教學(xué)工作量，核發(fā)課時(shí)津貼。

　　3、協(xié)助系主任檢查教學(xué)紀(jì)律，及時(shí)發(fā)放、收交教室日志。

　　4、負(fù)責(zé)辦理外聘教師審批手續(xù)，及時(shí)統(tǒng)計(jì)、報(bào)批、發(fā)放外聘教師代課費(fèi)。

　　5、建立并保管本系教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案。

　　6、協(xié)助系主任制定教師進(jìn)修計(jì)劃，負(fù)責(zé)每學(xué)年教師進(jìn)修有關(guān)事宜。

　　7、安排學(xué)生教育見習(xí)、實(shí)習(xí)，畢業(yè)論文寫作等事宜，做好成績(jī)統(tǒng)計(jì)工作。

　　8、安排學(xué)生評(píng)教打分，并將打分統(tǒng)計(jì)結(jié)果及時(shí)報(bào)送教務(wù)處。

　　9、負(fù)責(zé)應(yīng)屆畢業(yè)生報(bào)中期選拔及畢業(yè)班學(xué)生普通話測(cè)試工作。

　　二、教務(wù)管理方面：

　　1、協(xié)助系主任做好學(xué)生報(bào)到注冊(cè)工作并將報(bào)到注冊(cè)情況及時(shí)報(bào)送學(xué)生處。安排新生報(bào)到注冊(cè)、入學(xué)教育、體檢及校徽、學(xué)生證、學(xué)籍卡的填寫、發(fā)放工作。

　　2、配合教務(wù)處做好學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)業(yè)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等工作，按章辦事，及時(shí)處理。

　　3、協(xié)助系主任編排本系各年級(jí)的課程表，報(bào)教務(wù)處審定。根據(jù)審定后的課程表填寫授課通知單，在上課前一學(xué)期末發(fā)給任課教師。將課程表發(fā)給有關(guān)班級(jí)。

　　4、課程表一經(jīng)排定，一般不得更動(dòng)。如遇特殊情況需要調(diào)整時(shí)，須報(bào)主管院長(zhǎng)批準(zhǔn)，交教務(wù)處備案。教師臨時(shí)調(diào)課，要填寫調(diào)課通知單，經(jīng)系主任和教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)課。教學(xué)秘書要將調(diào)課情況及時(shí)通知有關(guān)師生，務(wù)使不出差錯(cuò)。

　　5、負(fù)責(zé)學(xué)生成績(jī)考核管理工作

　?、砰_學(xué)前向任課教師發(fā)放學(xué)生平時(shí)成績(jī)登記冊(cè)，期末考試前發(fā)放學(xué)生考試成績(jī)登分表。

　?、瓢才趴荚嚾粘?、考場(chǎng)、落實(shí)監(jiān)考人員，及時(shí)通知有關(guān)師生并報(bào)教務(wù)處。

　?、强荚嚽皟芍芟蛉握n教師收集試題并負(fù)責(zé)制卷、裝訂、保管、發(fā)放等工作。

　?、葘W(xué)期末匯總各科學(xué)生成績(jī)登記表，填好學(xué)生成績(jī)總表和成績(jī)報(bào)告單，做好有關(guān)統(tǒng)計(jì)工作。

　?、煽荚嚱Y(jié)束后，及時(shí)發(fā)出考試成績(jī)通知單。通知不及格學(xué)生做好補(bǔ)考或重修準(zhǔn)備。統(tǒng)計(jì)因課程不及格而應(yīng)該補(bǔ)考、重修、留級(jí)、退學(xué)的學(xué)生名單，經(jīng)系主任簽字后報(bào)教務(wù)處辦理有關(guān)手續(xù)。

　?、蕝f(xié)助班主任搞好畢業(yè)前各學(xué)期成績(jī)的整理工作，提供畢業(yè)、結(jié)業(yè)和授予學(xué)士學(xué)位的學(xué)生名單，供系領(lǐng)導(dǎo)審核。

　　6、協(xié)助學(xué)生處做好大學(xué)英語四、六級(jí)和專業(yè)外語四、八級(jí)統(tǒng)考的組織工作。

　　7、整理保管學(xué)生學(xué)籍檔案，學(xué)生畢業(yè)時(shí)將學(xué)生歷年成績(jī)總表填寫一式三份。發(fā)放學(xué)生畢業(yè)證書、學(xué)位證書，辦理畢業(yè)生離校手續(xù)。